Terminplanung

Vor allem bei kleineren Verlagen kommt es oft vor, dass die avisierten Erscheinungstermine (die sogenannten EVTs = Erstverkaufstage) aus diversen Gründen nicht eingehalten werden können. Übersehen werden dabei jedoch häufig die daraus entstehenden Einbußen auf der Erlösseite. Zum einen ist eine EVT-Verschiebung generell mit Kosten verbunden. Zum anderen gehen mit Terminverschiebungen letztlich auch Leser verloren.

Termintreue ist wichtig
Denn kein Kunde sucht seinen Händler Tag für Tag auf um in Erfahrung zu bringen, ob die von ihm gewünschte Zeitschrift ggf. am Folgetag erhältlich ist. Viel eher erwächst beim Kunden der Eindruck, dass der gesuchte Titel sein Erscheinen eingestellt hat.

Bitte denken Sie zudem auch daran, Ihre Leser stets auf den letzten Seiten der aktuellen Ausgabe im Rahmen einer Vorschau auf den Termin der Folgeausgabe hinzuweisen. Halten Sie sich auch stets vor Augen, dass sich die wenigsten Leser die Folgetermine merken können. Viele Verlage richten auf ihrer Website daher einen Newsletter ein, mit dem sie dann die Leser in der Woche des Erscheinungstermins auf die jeweils neue Ausgabe hinweisen.

Nachvollziehbarer und einfach zu merkender Erscheinungsrhythmus
Hilfreich ist auch, den Lesern einen nachvollziehbaren Erscheinungsrhythmus zu benennen (z.B. „am ersten Donnerstag eines Monats"). Aber auch aus anderen Gründen können sich Terminverschiebung negativ auf das Abverkaufsverhalten auswirken. So werden bei der Disposition u.a. Ferientermine berücksichtigt (z.B. werden die Liefermengen der Ballungsräume reduziert und auf Urlaubsregionen umgeschichtet). Schon bei der Verschiebung um nur eine Woche kann es schnell passieren, dass die Mengen inzwischen durch Ferienanfang bzw. Ferienende letztlich nicht mehr bedarfsgerecht sind. Bedenken Sie hierbei bitte, dass die Mengen vorausschauend bereits Wochen vor dem Erstverkaufstag gebietsindividuell mit den jeweiligen Grossogebieten vereinbart werden. Eine kurzfristige Veränderung aufgrund einer Terminverschiebung ist nur in den seltensten Fällen noch möglich.

Pufferzeiten einplanen
Die Herausgabe einer neuen Zeitschrift bedarf natürlich einer gewissen Vorlaufzeit. Grundsätzlich sind kurzfristige Veröffentlichungen durchaus möglich, jedoch zeigt sich immer wieder, dass letztlich der „Fehler im Detail" steckt, sei es in Sachen fehlerhafte Druckvorlagen, Maschinenschaden in der Druckerei oder erhebliche Korrekturen von Rechtschreibfehlern im redaktionellem Teil. Je länger dann die zur Verfügung stehende Planungszeit ist, desto besser kann auf derartige unvorhersehbare Ereignisse reagiert werden.

Vorlauf für den Handel
Generell muss jedoch eingeplant werden, dass man dem Handel nicht ohne vorherige Ankündigung einen neuen Titel anliefern kann. Vielmehr geht der Anlieferung u.a. eine Dispositionsphase voraus, in der eine neue Zeitschrift zunächst den Handelspartnern angeboten werden muss. Diese Handelspartner müssen die technischen Daten eines Neutitels, wie zum Beispiel den Verkaufspreis, die zukünftigen Erscheinungstermine, das Heftformat, den Seitenumfang, in deren jeweiligen Warenwirtschaftssystemen hinterlegen. Der Verlag, bzw. der vom Verlag beauftragte Vertriebsdienstleister, muss sich sodann mit den einzelnen Handelspartnern auf eine Liefermenge verständigen. Hieraus ergibt sich sodann der Bedarf, der vom Verlag als Auftrag an seine Druckerei erteilt werden muss.

Zeitplanung
Als grobe Richtlinie kann als kürzesten Zeitrahmen, auf Grundlage des vom Verlag vorgegebenen Erstverkaufstags, wie folgt zurückgerechnet werden:
  • Erstverkaufstag abzüglich Speditionslaufzeiten abzüglich Dispositionsphase = 14 Tage.
Es sei nochmals betont, dass dies den kürzest möglichen Zeitrahmen darstellt, sich jedoch eine wesentlich längere Vorlaufzeit empfiehlt. Als Grund hierfür sei schon allein auf die sogenannten „EH-Rundschreiben" verwiesen. Mit diesen wöchentlichen Rundschreiben informieren die Grossisten die von ihnen betreuten Einzelhändler (EH) über Veränderungen bei bereits bestehenden Titeln (z.B. Änderung der Erscheinungsweise oder des Verkaufspreises). Ebenso werden hier Titel, die erstmals neu in den Handel kommen, aufgelistet.

Als Beispiel sei in diesem Zusammenhang auf die Website des in Nordbayern ansässigen Grossisten NPV verwiesen. „Redaktionsschluss" für diese Rundschreiben ist je nach Grossogebiet etwa drei bis vier Wochen vor der betreffenden Kalenderwoche. Würde man nun auf die oben beschrieben kürzeste Vorlaufzeit zurückgreifen wollen, so bliebe dieses Rundschreiben, mit dem alle 120.000 Händler in Deutschland, ganz gleich ob diese einen neu in den Handel einzuführenden Titel letztlich auch erhalten oder nicht, auf den Newcomer aufmerksam gemacht werden würden, als Marketinginstrument ungenutzt.